(*np. osoby zainteresowane produktami Hettich) 

Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje, dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących uprawnień, wynikających z obowiązujących przepisów o ochronie danych.

1. Kto odpowiada za przetwarzanie danych i z kim można się kontaktować?

Podmiotem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych jest spółka Hettich, z którą podejmowane są relacje handlowe lub z którą nawiązywany jest kontakt w charakterze (potencjalnego) klienta bądź osoby zainteresowanej ofertą. 

Wykaz spółek należących do Grupy Hettich wraz z danymi kontaktowymi wyznaczonych inspektorów ochrony danych zamieszczony jest w Załączniku 1.  

2. Z jakich źródeł i danych korzystamy? 

Przetwarzaniu podlegają dane osobowe pracowników oraz osób kontaktowych kontrahentów, pozyskiwane w procesie nawiązywania, budowania oraz prowadzenia relacji biznesowych. Zakres gromadzonych danych obejmuje w szczególności tytuł służbowy, imię i nazwisko, dane kontaktowe (na przykład adres e-mail oraz numer telefonu), a także inne informacje przekazywane przez kontrahenta lub wynikające z kontekstu współpracy (na przykład zajmowane stanowisko, pełniona funkcja czy zakres upoważnienia do reprezentacji). 

Gdy klient jest osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą lub osobą samozatrudnioną, zakres przetwarzania obejmuje dodatkowo dane osobowe związane z działalnością gospodarczą klienta, jak dane bankowe, numer identyfikacji podatkowej VAT i dane dotyczące zdolności kredytowej.   

Przetwarzaniu podlegają ponadto dane osobowe pozyskane zgodnie z obowiązującymi przepisami ze źródeł ogólnodostępnych (na przykład z rejestrów handlowych) lub przekazane w sposób zgodny z prawem przez podmioty trzecie, jak agencje informacji kredytowej czy partnerzy handlowi.    

3. W jakim celu przetwarzamy dane osobowe i na jakiej podstawie prawnej?

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z postanowieniami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych UE (RODO) oraz wszelkimi innymi obowiązującymi przepisami krajowymi w zakresie ochrony prywatności. 

3.1 W celu wypełnienia zobowiązań umownych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO )
Przetwarzamy dane osobowe w celu realizacji umów, a w szczególności w zakresie realizacji zamówień. Ponadto Państwa dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji działań i czynności w ramach relacji przedumownych.” 

3.2 W celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO )
Przetwarzamy dane osobowe, gdy jest to konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności obowiązków w zakresie archiwizacji oraz dokumentacji, wynikających z przepisów prawa handlowego i podatkowego.

3.3 W ramach realizacji prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO )
W zakresie, w jakim jest to niezbędne, przetwarzanie danych odbywa się poza ramami faktycznego wykonania umowy w celu zabezpieczenia prawnie uzasadnionych interesów obejmujących w szczególności efektywne, przejrzyste i udokumentowane zarządzanie relacjami z dostawcami, ich utrzymywanie oraz stałą optymalizację procesów współpracy. Przetwarzamy Państwa dane osobowe w szczególności w następujących celach:

• weryfikacja zdolności kredytowej klientów

• objęcie klienta naszą polisą ubezpieczenia należności handlowych,

• działania reklamowe i marketingowe,

• analizy statystyczne i analizy rynku,

• dochodzenie roszczeń oraz obrona w ramach postępowań sądowych i pozasądowych, 

• realizacja prawa do ochrony mienia (w tym zarządzanie odwiedzającymi i kontrola dostępu),

• organizacja wydarzeń (targi, eventy, szkolenia i podobne), 

• rozwój i szkolenie modeli imitujących inteligencję

• ograniczone przechowywanie Państwa danych, gdy ich usunięcie ze względu na szczególny sposób zapisania nie jest możliwe lub byłoby możliwe jedynie przy niewspółmiernie dużym nakładzie pracy. 

Uwaga dotycząca szkolenia modeli imitujących inteligencję: Rozwój i szkolenie modeli imitujących inteligencję odbywa się w bezpiecznych środowiskach informatycznych. 

3.4 Na podstawie wyrażonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
Jeżeli udzielili nam Państwo zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach, to podstawą prawną takiego przetwarzania jest właśnie Państwa zgoda. Udzieloną zgodę można wycofać w dowolnym momencie.  Wycofanie zgody wywołuje skutek wyłącznie na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jego złożeniem.

4. Kto otrzymuje Państwa dane?

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być:

• spółki z Grupy Hettich – w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania (jako odrębni administratorzy lub podmioty przetwarzające),

• podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (np. IT, logistyczne, doradcze, prawne, księgowe),

• zakłady ubezpieczeń, w szczególności ubezpieczyciele należności handlowych i inne instytucje finansowe

• organy publiczne – w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Istnieje możliwość, że Państwa dane osobowe zostaną przekazane odbiorcom w państwach spoza UE i EOG (tzw. „państwach trzecich”). Przekazanie danych do takich państw następuje jednak wyłącznie wtedy, gdy Komisja Europejska potwierdziła, że dane państwo trzecie zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych, lub gdy istnieją inne odpowiednie gwarancje ochrony danych (np. wiążące reguły korporacyjne lub standardowe klauzule umowne UE).

5. Jak długo przechowujemy Państwa dane?

Dane osobowe będą przechowywane:

• przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń odnoszących się do tej umowy,

• w zakresie wymaganym przepisami prawa (np. podatkowego) – przez okres wskazany w tych przepisach,

• w przypadku czynności marketingu – do momentu wniesienia sprzeciwu.

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu rozwoju i testowania rozwiązań analitycznych i technologicznych (w tym modeli opartych na uczeniu maszynowym), wyłącznie w zakresie niezbędnym i z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na rozwoju i doskonaleniu usług. 

Przechowywanie Państwa danych osobowych w modelach imitujących inteligencję odbywa się wyłącznie w takim zakresie i tak długo, jak jest to niezbędne do utworzenia i wyszkolenia danego modelu. Po zakończeniu procesu tworzenia lub szkolenia dane są usuwane z modelu imitującego inteligencję.

6. W jakim zakresie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji (w tym profilowanie )?

Aby zoptymalizować i wesprzeć nasze wewnętrzne procesy, korzystamy ze zautomatyzowanych metod przetwarzania (również z modeli imitujących inteligencję). Nie stosujemy jednak w pełni zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO. Jeżeli w pojedynczych przypadkach mielibyśmy zastosować takie procedury, poinformujemy Państwa o tym oddzielnie, o ile wymagają tego przepisy prawa.

7. Jakie prawa w zakresie ochrony danych Państwu przysługują?

Obowiązujące przepisy o ochronie danych przyznają Państwu kompleksowe prawa podmiotu danych w stosunku do osoby odpowiedzialnej (patrz punkt 1 powyżej) w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa: 

• prawo dostępu do danych przechowywanych na jej temat, 

• prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych,

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (patrz poniżej pkt 9), 

• prawo do przenoszenia danych, 

• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych.

8. Czy mają Państwo obowiązek podania danych?

W ramach naszej relacji biznesowej, przekazanie przez Państwo danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania, realizacji i zakończenia stosunku handlowego oraz do wypełnienia związanych z nim obowiązków umownych, a także te, do których podania zobowiązują nas przepisy prawa. Bez tych danych nie będziemy mogli nawiązać z Państwem kontaktu, zawrzeć ani rozwiązać umowy.  

9. Informacje dotyczące prawa do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO)

9.1 Prawo do sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację 
Mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych z przyczyn będących następstwem szczególnej sytuacji, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie oparte na uzasadnionym interesie). Dotyczy to również profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO opartego na tej podstawie prawnej. W przypadku wniesienia sprzeciwu nie będziemy dalej przetwarzać Państwa danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych, nadrzędnych i uzasadnionych podstaw przetwarzania, które mają pierwszeństwo przed Państwa interesami, prawami i wolnościami, lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9.2 Prawo do sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego 
Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych do takich celów; dotyczy to również profilowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Jeżeli wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego, dane osobowe nie będą już dalej przetwarzane w tych celach.

9.3 Adresat sprzeciwu 
Z prawa do wniesienia sprzeciwu mogą Państwo skorzystać, kontaktując się z nami posługując się danymi wskazanymi w  Załączniku 1.

Status: Styczeń 2026